Toutes vos questions, une réponse claire.
Ouverture de compte, commande, livraison, retours, facturation, qualité : les réponses aux questions que les pharmaciens nous posent. Vous ne trouvez pas la vôtre ? Notre équipe vous répond directement.
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Qui peut ouvrir un compte chez PharmaFit ?
L'ouverture de compte est réservée aux professionnels de santé agréés. En France, l'inscription demande le code CIP de l'officine. Hors de France, elle est ouverte aux établissements pharmaceutiques autorisés : grossistes, distributeurs, pharmacies et hôpitaux.
Comment ouvrir un compte ?
En ligne, en 5 minutes environ : votre e-mail, les coordonnées de l'officine et son code CIP, la signature du mandat de prélèvement SEPA avec l'acceptation des CGV, puis votre Kbis.
Un conseiller valide ensuite votre compte en 15 minutes. Vous recevez un e-mail de confirmation d'ouverture avec vos identifiants PharmaML.
Quels documents faut-il fournir ?
Un extrait Kbis (PDF, JPG ou PNG, 10 Mo maximum) et un mandat de prélèvement SEPA, signé directement en ligne : importez votre RIB en PDF, l'IBAN et le BIC sont détectés automatiquement. Le groupement et le LGO sont facultatifs.
Toutes ces pièces restent consultables dans l'onglet Documents de votre espace.
Y a-t-il un engagement ou un abonnement ?
Non : ni engagement, ni frais d'abonnement, ni minimum de commande.
Comment obtenir mes codes PharmaML ?
Vous les recevez par e-mail à l'ouverture du compte, et ils restent disponibles à tout moment dans votre espace, menu « PML » : code répartiteur, URL de commande, code magasin, ainsi que le code CIP et la clé secrète de votre officine.
Saisissez-les une fois dans votre LGO, sur la fiche fournisseur PharmaFit. Un code manque ? Écrivez à provence@pharmafit.fr.
Que se passe-t-il une fois le compte ouvert ?
Un membre de l'équipe vous recontacte pour installer le catalogue PharmaFit dans votre LGO, activer la réception des commandes du portail dans votre logiciel et convenir de la fréquence de vos livraisons.
Puis-je consulter vos prix sans compte ?
Le catalogue et les informations produit issues de VIDAL sont consultables librement. Vos conditions d'achat, les disponibilités et les prix remisés s'affichent une fois connecté à votre espace professionnel.
Commander
Une commande passée sur le portail arrive-t-elle dans mon LGO ?
Oui, une fois la réception des commandes web activée dans votre logiciel. Notre équipe la met en place avec vous lors de l'ouverture du compte, en même temps que le catalogue PharmaFit.
Plusieurs personnes de l'officine peuvent-elles commander ?
Oui. Sur le portail, le panier est partagé entre les utilisateurs de votre officine : chacun peut ajouter des produits, puis confirmer la commande.
Puis-je annuler ou modifier une commande ?
Tant que la préparation n'a pas commencé, vous pouvez réduire ou annuler chaque ligne d'une commande depuis l'onglet Commandes, y compris une commande passée depuis votre LGO (PharmaML). Une fois la préparation lancée, ce n'est plus possible.
Un produit est en rupture ou sous quota : que faites-vous ?
Nous suivons les stocks en temps réel et donnons la priorité aux produits en tension et sous quota. Sur le portail, les équivalents disponibles d'un produit vous sont proposés : le choix reste au pharmacien, rien n'est remplacé automatiquement.
Et si une référence vous manque, nous vous dépannons sans frais, y compris en sollicitant le laboratoire.
Pour un produit contingenté, la quantité est limitée sur la période : le panier vous l'indique avant la confirmation.
Le dépannage est-il facturé ?
Non. Quand une référence vous manque, nous lançons le dépannage, y compris auprès du laboratoire, sans frais supplémentaires.
Le portail m'aide-t-il à préparer mon réassort ?
Oui. Le portail vous propose des suggestions de réassort sur 10, 20 ou 30 jours, que vous ajoutez au panier en un clic.
Puis-je commander le week-end ?
Oui, le portail est ouvert 24 h/24 et 7 j/7 et votre LGO peut nous transmettre une commande à tout moment. Une commande passée le vendredi en fin de journée ou le samedi est livrée le lundi, sauf si vous demandez la livraison du samedi.
Livraison
Quel est le délai de livraison ?
Commandez jusqu'à 23 h, vous êtes livré le lendemain matin. Les livraisons ont lieu du lundi au vendredi ; selon les tournées, une commande passée le matin peut être livrée l'après-midi.
Peut-on être livré le samedi ?
Oui, sur demande. Commandez sur le portail pharmafit.fr et cochez « Urgent livraison Samedi » dans le panier avant de confirmer. La case est proposée le vendredi et le samedi avant 14 h : signalée le vendredi, la commande est livrée le samedi ; signalée le samedi avant 14 h, elle est livrée le samedi après-midi.
Y a-t-il un minimum de commande ou des frais de livraison ?
Non. Pas de franco, pas d'engagement, pas d'abonnement ni de frais de transport : vous commandez au fil de vos besoins.
Quelles zones livrez-vous ?
Depuis notre site de Morières-lès-Avignon, nous livrons les pharmacies du grand Sud et du Sud-Est : Vaucluse, Bouches-du-Rhône, Var, Alpes-Maritimes, Gard, Hérault, Drôme, Ardèche, Isère, Rhône, Aude, Pyrénées-Orientales, Alpes-de-Haute-Provence et Monaco.
Mon officine n'est pas dans la liste des villes desservies : que faire ?
Contactez-nous : nous étudions chaque demande de référencement, au 04 65 84 82 46 ou à provence@pharmafit.fr.
Pouvez-vous livrer quand l'officine est fermée ?
Oui, en nous confiant vos clés. Une attestation de remise des clés, signée par un responsable du compte depuis votre espace, autorise nos livreurs à livrer en dehors des heures d'ouverture, notamment la nuit ou pendant une fermeture exceptionnelle.
Les clés ne servent qu'aux livraisons, l'accès est réservé à nos livreurs habilités et tracé, et elles vous sont restituées sur simple demande écrite. Votre exemplaire de l'attestation est conservé dans l'onglet Documents. Pour activer ce service, parlez-en à votre interlocuteur.
À quelle fréquence suis-je livré ?
La fréquence de vos livraisons se convient avec notre équipe lors de la mise en place de votre compte.
Comment savoir que ma commande a bien été livrée ?
Chaque livraison apparaît dans l'onglet Livraisons de votre espace, avec son bon de livraison en PDF et la photo prise à la porte par le livreur.
Comment sont transportés les produits froids ?
Les produits thermosensibles voyagent en caissons isothermes qualifiés, équipés d'enregistreurs de température. Le relevé thermique du trajet est consultable sur demande.
Que dois-je faire des caisses de livraison ?
Les caisses de transport sont consignées : rendez-les au livreur. Une caisse non restituée sous 30 jours est facturée 40 € TTC pour une caisse isotherme et 15 € TTC pour une caisse plastique.
Retours & réclamations
Comment retourner un produit ?
Dans les 48 h qui suivent la livraison, ouvrez l'onglet Commandes de votre espace, choisissez les lots et les quantités à retourner, puis signez le bon de retour (PDF). Notre pharmacien responsable valide la demande et le livreur reprend la marchandise avec le bon.
Les retours sont-ils repris sans abattement ?
Oui, lorsque le retour est déclaré en ligne dans les 48 h qui suivent la livraison et validé par notre pharmacien responsable. Le produit doit être dans son emballage d'origine, avec un dispositif d'inviolabilité intact, et son identifiant unique doit être valide dans le NMVS.
Sans déclaration préalable de votre part, un abattement peut être appliqué.
Puis-je retourner un produit de la chaîne du froid ?
Non. Un produit thermosensible ne peut pas être repris : rien ne garantit que la chaîne du froid a été respectée après la livraison.
Et au-delà de 48 h ?
Le retour ne se déclare plus en ligne : écrivez-nous à provence@pharmafit.fr, nous étudions la demande avec vous.
Comment signaler une erreur, un produit abîmé ou manquant ?
Ouvrez une réclamation dans l'onglet Réclamations de votre espace, libre ou rattachée à une facture : produit non livré, abîmé, erreur de quantité ou de prix. Elle est traitée sous 24 h ouvrées ; vous suivez la réponse dans votre espace et êtes prévenu par e-mail.
Signalez-la dès réception : une erreur de quantité ou de prix se signale dans les 48 h qui suivent la livraison.
Prix, remises & facturation
Comment mes remises sont-elles appliquées ?
Directement sur la facture. Vos prix remisés s'affichent aussi dans votre LGO via PharmaML : le prix commandé est celui de la facture, sans condition cachée.
Les remises s'appliquent-elles aux produits chers, aux stupéfiants et aux produits froids ?
Oui, sans exclusion : vos remises s'appliquent aussi aux produits chers, aux stupéfiants et aux produits de la chaîne du froid.
Proposez-vous des promotions ?
Oui. Des offres spéciales sont proposées tout au long de l'année sur certaines gammes. Sur le portail, une pastille signale chaque produit couvert par une promotion de votre compte et en détaille la condition.
Où trouver mes factures et mes avoirs ?
Dans l'onglet Factures de votre espace, à télécharger en PDF. Sauf demande contraire, chaque facture vous est aussi envoyée par e-mail en PDF.
Comment et quand dois-je payer ?
Par prélèvement SEPA : vous signez le mandat en ligne à l'ouverture du compte. Les factures sont payables à 30 jours date de facture, sans escompte. Les prix sont indiqués en euros hors taxes, avec le taux de TVA en vigueur.
Je change de banque : comment mettre à jour mon mandat ?
Signez un nouveau mandat depuis le menu « Infos » de votre espace : il remplace l'autorisation en vigueur et l'historique reste conservé sur votre dossier.
Comment contester une facture ?
Une erreur de quantité ou de prix se signale dans les 48 h qui suivent la livraison, par une réclamation rattachée à la facture. Toute autre erreur de facturation se conteste dans un délai d'un mois à compter de la réception de la facture.
Qualité & réglementation
PharmaFit est-il un grossiste répartiteur autorisé ?
Oui. Pharmafit Provence est titulaire de l'autorisation délivrée par l'ANSM pour la distribution en gros de médicaments à usage humain, pour son site de Morières-lès-Avignon, et applique les Bonnes Pratiques de Distribution (BPD).
Quelle est votre politique qualité ?
Elle repose sur quatre exigences, appliquées à chaque commande : la disponibilité (stocks suivis en temps réel, dépannage sans frais), la sécurité (chaîne du froid, caisses scellées), la fiabilité (livraison J+1, preuve de livraison) et la traçabilité (sérialisation, lots, rappels).
Comment garantissez-vous la chaîne du froid ?
Notre entrepôt dispose de zones qualifiées à 15–25 °C et à 2–8 °C. Des sondes calibrées enregistrent la température en continu ; toute dérive déclenche une alerte vers nos équipes d'astreinte, jour et nuit. Groupe électrogène et redondance frigorifique assurent la continuité en cas d'incident.
Les médicaments sont-ils vérifiés contre la falsification ?
Oui. Conformément à la directive « Médicaments falsifiés » et au système français NMVS, l'identifiant unique de chaque boîte est vérifié à la réception et avant l'expédition. Toute anomalie bloque immédiatement le produit.
Que se passe-t-il en cas de rappel de lot ?
Chaque mouvement de stock est enregistré avec son lot, sa péremption, l'opérateur et l'heure. En cas d'alerte, nous identifions en quelques minutes les officines qui ont reçu le lot concerné et déclenchons la procédure de retrait, conformément aux exigences de l'ANSM.
Quel est le rôle du pharmacien responsable ?
Il assure la supervision pharmaceutique permanente du site, garantit le respect des Bonnes Pratiques de Distribution et engage la responsabilité de l'établissement vis-à-vis des autorités de santé. C'est aussi lui qui valide vos retours.
ColiFit
Qu'est-ce que ColiFit ?
Le service d'échange de colis entre pharmacies de PharmaFit. Vous cédez des produits à une autre officine ? Vous préparez la caisse et y collez le bon de transport ; notre livreur l'enlève lors de sa livraison chez vous et votre confrère la reçoit lors de la sienne.
ColiFit est-il payant ?
Non. Le service est inclus dans votre contrat Pharmafit Provence, sans frais par colis ni engagement. Si une tournée additionnelle devait être nécessaire, notre équipe vous contacte avant toute facturation.
Comment envoyer un ColiFit ?
Depuis votre espace : choisissez l'officine destinataire et le nombre de caisses (de 1 à 5 par envoi), acceptez les mentions de responsabilité et téléchargez le bon de transport en PDF. Imprimez-le, apposez-le sur la caisse et remettez-la au livreur. Votre confrère est prévenu par e-mail et l'envoi reste dans votre historique, avec son numéro de suivi.
Votre espace en ligne
Comment me connecter à mon espace ?
Saisissez votre adresse e-mail sur pharmafit.fr : si votre accès est actif, vous recevez un lien de connexion sécurisé, valable 10 minutes.
Je gère plusieurs officines : me faut-il plusieurs comptes ?
Non. Un seul compte donne accès à toutes les officines auxquelles vous êtes rattaché ; vous passez de l'une à l'autre avec « Changer d'officine ». Une réclamation reste rattachée à l'officine sélectionnée.
Que trouve-t-on dans l'espace client ?
Vos commandes (portail et LGO), vos livraisons avec leurs preuves, vos factures et avoirs, vos retours et annulations, vos réclamations, vos envois ColiFit, vos documents (mandats, RIB, Kbis, attestation de remise des clés) et vos codes PharmaML. Vos interlocuteurs PharmaFit sont affichés en bas du tableau de bord.
Comment suis-je prévenu d'une réponse ou d'un retour traité ?
Tout s'affiche dans la cloche de notifications de votre espace. Vous choisissez aussi ce que vous recevez par e-mail : propositions de PharmaFit, décisions sur vos demandes, messages de l'équipe, réponses à vos réclamations, retours et annulations traités.
International
Travaillez-vous avec des partenaires hors de France ?
Oui. Nous servons d'abord les pharmacies françaises ; ce que nous pouvons allouer de façon responsable, nous l'ouvrons à nos partenaires en Europe et au-delà. Un médicament en tension ou en rupture en France est retiré de notre offre internationale.
Comment fonctionne l'espace partenaire international ?
Après vérification de votre société et de vos autorisations de distribution, nous ouvrons votre espace privé, en français ou en anglais. Vous y consultez nos disponibilités, ou tout le catalogue en un fichier Excel, puis soumettez vos intentions de commande : quantités, prix cibles, péremption minimale. Nous répondons ligne à ligne.
Le stock, la disponibilité et les prix affichés sont indicatifs : seule notre réponse écrite engage. Contact : contact@pharmafit.fr.
PharmaFit Provence
Aurai-je un interlocuteur dédié ?
Oui. Pas de call-center ni de serveur vocal : une équipe qui connaît votre officine vous répond par téléphone, par e-mail ou sur WhatsApp. Vos interlocuteurs sont aussi affichés en bas de votre tableau de bord.
Quels sont vos horaires ?
Notre équipe est joignable du lundi au vendredi de 5 h à 17 h et le samedi de 9 h à 13 h. Les commandes sont prises jusqu'à 23 h pour une livraison le lendemain.
Comment vous joindre ?
Par téléphone au 04 65 84 82 46 (réponse immédiate aux heures ouvrées), par e-mail à provence@pharmafit.fr (réponse sous 24 h ouvrées) ou sur WhatsApp.
Qui livre ma pharmacie ?
Nos propres livreurs, au départ de notre hub d'Avignon. Notre flotte de véhicules est 100 % électrique et internalisée : la logistique est maîtrisée de bout en bout, jusqu'à votre officine.
Chaque livraison est prouvée : bon de livraison en PDF et photo prise à la porte, dans votre espace.
Recrutez-vous ?
Oui. Nos offres sont publiées sur la page Carrières, et les candidatures spontanées sont les bienvenues : envoyez votre CV (PDF, DOC ou DOCX, 10 Mo maximum) et quelques mots sur votre parcours.
Votre question n'est pas dans la liste ?
Pas de serveur vocal : une personne de l'équipe vous répond. Lun – Ven : 5h – 17h · Samedi : 9h – 13h
Comment passer commande chez PharmaFit ?
De trois façons : depuis votre logiciel d'officine (LGO) en PharmaML, comme chez n'importe quel répartiteur ; sur le portail pharmafit.fr, 24 h/24 et 7 j/7 ; ou auprès de votre interlocuteur, par téléphone ou WhatsApp.
Toutes vos commandes, celles du portail comme celles passées depuis votre LGO, se retrouvent dans l'onglet Commandes de votre espace.
Les trois canaux de commande →